Proyecto · Dirección de arte
Un sistema de bienvenida digital para una agencia cultural que gestiona más de cuarenta clientes activos entre editoriales, galerías y pequeños productores gastronómicos.
La agencia detectó que cada nuevo cliente recibía la documentación del proyecto por correo en archivos sueltos: briefs, calendarios, referencias de paleta y contactos del equipo. El resultado era confuso y generaba las mismas preguntas una y otra vez durante las primeras semanas.
Necesitaban un punto de entrada único donde el cliente encontrara el estado del encargo, los responsables de cada área y los entregables previstos, sin depender de hilos de correo interminables.
Diseñamos un portal de inicio que organiza la información en tres niveles: datos esenciales del proyecto, equipo asignado y próximos hitos. Cada cliente accede con un enlace personalizado y ve únicamente lo que le corresponde.
La interfaz sigue la retícula editorial del estudio: tipografía geométrica, mucho espacio en blanco y acentos en naranja caldera para marcar acciones importantes. Nada de paneles densos ni tablas interminables.
El portal incluye una línea de tiempo visual con las fases del proyecto, desde el brief inicial hasta la entrega final, con archivos adjuntos organizados por etapa.
Trabajamos con una plantilla base que el equipo de producción adapta para cada cliente. El proceso de alta tarda menos de una hora: se cargan los datos del proyecto, se suben los archivos de referencia y se genera el enlace de acceso.
Para los clientes menos familiarizados con herramientas digitales, preparamos una guía visual de una página que explica cómo navegar el portal y dónde encontrar cada documento.
Durante los primeros tres meses de uso, las consultas administrativas por correo se redujeron notablemente. Los clientes llegaban a las reuniones con el contexto ya leído y las decisiones de aprobación se tomaban más rápido.
El portal se convirtió también en un archivo vivo del proyecto: al cerrar cada encargo, toda la documentación queda guardada en un solo lugar y puede reutilizarse como referencia para futuras colaboraciones.